记录控制程序-西语-工厂规章制度及操作守则（完整）

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　1 目的 1.Objetivo 对记录进行控制和管理，提供管理体系有效运行的证据，并保证记录控制能够满足法律法规和相关方的要求。

　Tiene como objetivo controlar y gestionar los registros, proporcionar evidencias para llevar a cabo la operación eficiente del sistema de gestión, y asegurarse de que el control de los registros pueda satisfacer las leyes y reglamentos y los requisitos de las partes pertinentes. 2 适用范围 2.Alcance Aplicable 适用于公司与质量/环境/职业健康安全管理体系相关的及相关方指定的所有记录。

　Es aplicable para todos los registros en temas relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, y los indicados por las partes pertinentes. 3 引用文件 3.Referencias ISO9001：2008

　 4.2.4 记录控制 Control de Registros ISO14001：2004

　4.5.4 记录控制 Control de Registros GB/T28001-2011

　4.5.4 记录控制 Control de Registros 4 职责 4 Responsabilidades 4.1 综合部负责对公司记录的统一管理。

　4.1 El Departamento Integral será responsable de gestionar integralmente los documentos. 4.2 各部门负责本部门的记录管理。

　4.2 Los departamentos serán responsables de gestionar los documentos de sus departamentos.

　5 5 工作程序

　5Procedimientos de Trabajo 6.1 记录样本 6.1Muestra de Registro 6.1.1 记录样本的设计 6.1.1Diseño de la muestra de registro 6.1.1.1 记录样本由编制部门按相关程序文件及作业文件要求设计编写，样本由编制部门负责保存，同时报送综合部备案。

　6.1.1.1La muestra de registro será diseñado y elaborado por el departamento de elaboración de acuerdo con los documentos de procedimiento y trabajo, y será conservado por el departamento de elaboración, al mismo tiempo será entregado al departamento integral para introducir en los registros. 6.1.1.2 记录的格式要满足文件的要求，适用性强，操作方便，易于识别和修改。

　6.1.1.2 El formato de registro deberá satisfacer los requisitos del documento, tener buena aplicabilidad y ser fácil de operar, identificar y modificar。

　6.1.2 记录样本标识 6.1.2Identificación de la muestra de registro 为使记录易于识别和检索，应对记录表格进行编号标识。

　Para que el registro sea fácil de identificar y buscar, deberá identificar y numerar la tabla de registros. 6.1.3 记录样本的修改 6.1.3 Modificación de la muestra de registro 如果由于程序文件或作业文件的更改导致记录样本的更改，则各部门将修改的样本报档案室，由综合部进行更新相应的记录样本。

　En caso de que la muestra de registro se modifique debido a la modificación de los documentos

　de procedimiento o trabajo, los departamentos deberán entregar la muestra modificada a la Sala de Archivos, luego el departamento integral actualizará la muestra de registro correspondiente. 6.1.4 记录样本的变更 6.1.4Modificación de la muestra de registro 记录样本变更包括增加、废止、更改。记录样本需变更时，编制部门填写‘记录样本变更申请单’，并附带记录样本，报部门负责人审批，到综合部备案后实施。

　La modificación de la muestra de registro cuenta con la adición, abrogación y modificación. En caso de modificarse la muestra de registro, el departamento de elaboración completará el Formulario de Solicitud Para Modificación de La Muestra de Registro, compañando con la muestra de registro, luego lo entregará al responsable del departamento para la aprobación, al fin, se lo entregará al departamento integral antes de implementación. 6.2 记录的填写 6.2Completación de Los Registros. 6.2.1 在日常作业运行时应使用规定的表格或记录如实、及时填写相关记录。

　6.2.1Deberá completar oportunamente los registros pertinentes utilizando la tabla o el registro establecido, durante las operaciones diarias. 6.2.2 记录可用计算机或手工填写，签名必须手工填写。

　6.2.2Los registros podrán ser completados por ordenador o de mano, la firma deberá ser llenado a mano. 6.2.3 记录所列各项要填写完整，不需填写的内容，说明理由，或在该栏内划单杠线，不允许留有空白栏。

　6.2.3Todos los itemes indicados en los registros deberán ser completados totalmente. En caso de no requerir completar, deberá especificar los motivos o dibujar la barra horizontal en la columna correspondiente sin dejar espacio en blanco. 6.2.4 记录应保持清晰，字迹清楚，禁止涂改。

　6.2.4Se mantendrán registros claros y legibles, prohiben alterada.

　6.2.5 如因笔误需要修改记录时，应用单杠划去错误部分，在合适位置写出正确内容，并由修改人签字或盖章。

　6.2.5En caso de que se requiera modificar alguno registro debido a un error en la escritura, deberá dibujar la parte incorrecta utilizando la barra horizontal, y escribir en contenido correcto en lu lugar adecuado, al fin, el personal respondable de modificar firmará o sellará en este documento. 6.3 记录的收集、整理、装订、标识、编目。

　6.3Recolección, Arreglo, Grapado, Etiquetado y Catalogación. 6.3.1 各部门指定专人负责对记录进行收集、整理、装订、标识、编目。每半年将存档的记录清单报综合部。综合部不定期对公司记录填写及保管情况进行检查。

　6.3.1Los personales designados por los departamentos deberán ser responsable de recoger, arreglar, grapar, etiquetar y catalogar los registros. Cada seis meses se entregará la lista de registros al departamento integral. El departamento integral va a inspeccionar los registros de la empresa y la conservación en todo momento. 6.3.2 各部门按规定期限保存记录。

　6.3.2Los departamentos conservarán los registros según el período establecido. 6.4 记录的贮存与保护 6.4Almacenamiento y Protección de Los Registros 6.4.1 记录应贮存于适宜的环境中，防止损坏、变质或丢失。

　6.4.1Los registros deberán almacenarse en un medio ambiente adecuado para prevenir daño, deterioro o pérdida. 6.4.2 对纸介质的记录要做好防火、防虫、防潮等防护工作。

　6.4.2Para los registros de papel, deberá tomar las medidas para la prevención de incendios, el contol de plagas y la protección contra la humedad. 6.4.3 对磁介质（如磁带、磁盘等）和光介质（光盘）记录要做好防磁化、防高温、防湿、防划伤等防护，并做好备份，防止贮存的内容丢失。

　6.4.3Para los registros en medio magnético (Tales como cinta magnética, disco magnético, etc.) y en

　medio óptico (CD-ROM), deberá tomar las medidas para la protección contra la magnetización, la alta temperatura, la humedad y la resistencia a los arañazos y otros, y hacer una copia para evitar la pérdida de contenidos almacenados. 6.5 记录的借阅 6.5Pedir Prestado Registros 记录除用于外部审核、顾客要求或法律证据外，原则上不对公司外部开放。记录只能在存档部门或保管部门查阅，不能借出，未经部门经理批准，不准复印外发。

　En principio, los registros no estarán abiertos fuera de la empresa, excepto de utilizarse para revisión externa, requisitos del cliente o prueba legal. Los registros sólo podrán almacenarse en el departamento de archivos o conservación para leer en el departamento, usted no puede copiar y emitir estos registros al tercero sin la aprobación del gerente del departamento. 6.6 保存期限 6.6Período de Conservación 6.6.1 依据记录的使用价值分为：永久保存、长期保存、短期保存，公司主要记录保存期限见《档案分类及保管期限的规定》。

　6.6.1La conservación de los registros se divide en conservación permanente, conservación a largo plazo y conservación a corto plazo dependiendo del valor de uso del registro. El período de conservación de los registros principales de la empresa se muestra en las Disposiciones de Clasificación de Los Archivos y Período de Conservación.

　6.6.2 有法律法规或合同规定时间要求的记录，应按法律法规或合同规定的保存期限保存。

　6.6.2Los registros cuyos períodos se hayan establecido en las leyes y reglamentos o el contrato, deberán conservarse en base al período de conservación indicado en las leyes y reglamentos o el contrato. 6.7 记录的销毁 6.7Destrucción de Registros 记录超过保存期限时，由记录管理人员填写‘记录销毁申请单’，经部门经理审核、报总经理批准后实施。

　En caso de que el período de conservación de alguno registro esté expirado, el personal responsable de gestionar registros completará el Formulario de Solicitud Para Destrucción de Registros, este Formulario será aprobado por el gerente del departamento y entregado al gerente general antes de la ejecución. 7 相关/ 支持性文件 7.Documentos Pertienentes/De Apoyo 7.1 文件控制程序 7.1Procedimientos de Control de Documento 7.2 档案分类及保管期限的规定 7.2Disposiciones Sobre Clasificación de Archivos y Período de Conservación 8 记录表格 8.Tabla de Registros 8.1 记录样本清单 8.1Lista de Las Muestras de Registros 8.2 记录销毁申请 8.2Formulario de Solicitud Para Destrucción del Registro 8.3 记录样本变更申请单 8.3Formulario de Solicitud Para Modificación de La Muestra de Registro

　部门记录样本清单 Lista de Las Muestras de Registros

　（RF-TX-JL-QG-116）

　No:

　序号 No. 记录名称 Nombre del registro 编号 Código 编制部门 Departamento de elaboración 启用日期 Fecha de inicio 保存期限 Período de conservación 备注 Observaciones

　记录样本变更申请单 Formulario de Solicitud Para Modificación de La Muestra de Registro

　（RF-TX-JL-QG-117）

　日期：

　年

　 月

　日

　 Fecha:

　 No：

　记录名称 Nombre del registro

　编号 Código

　申请部门Departamento de solicitud

　变更性质 Cambios □增加Adicionar

　□更改Modificar

　□废止Abrogar 变更内容/范围 Contenido/Alcance de cambio

　原因 Razón

　申请 Solicitado：

　 审核 Revisado：

　批准 Aprobado：

　部门记录销毁申请 Formulario de Solicitud Para Destrucción del Registro

　（RF-TX-JL-QG-118）

　日期：

　年

　 月

　日 Fech

　No：

　类别 Tipo 序号 No. 记录名称 Nombre del registro 编号 Código 记录期间 Durante el periódo de registros 页数 Can. 作废日期 Fecha de Invalidación

　备注 Observaciones 销毁申请 Solicitud de destrucción

　销毁意见 Comentarios de destrucción 申请人 Solicitado

　审

　核 Revisado

　批

　准 Aprobado

　销毁记录 Registros de destrucción 销毁人/日期 Destruido/Fecha 监督人/日期 Supervisado/Fecha

　档案分类及保管期限的规定 Disposiciones Sobre Clasificación de Archivos y Período de Conservación （一）

　档案按照使用性质进行划分，划分类别及涉及项目参照附件 1 档案保管期限表。

　(I). Los archivos se clasificarán según la propiedad de uso, la clasificación y los itemes se refieren a la Tabla de Período de Conservación de Archivos en el Ane...

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